Collectieplan Stichting Myllesheem
Collectieplan Myllesheem 2022-2026Dit collectieplan is een aanvulling op het beleidsplan, onderdeel van het Huishoudelijk Regelement van Heemkundekring Myllesheem -De Stichting-
De volgende onderwerpen hebben betrekking op ons collectieplan:
1. Aard en inhoud van de collectie.
2. Aandachtsgebied.
3. Doel van de collectie.
4. Opbouw van de collectie.
5. Verwerven van de collectie.
6. Opslag.
7. Beheer van de collectie.
8. Toegankelijkheid van de collectie.
9. Eigendom en auteursrechten.
10 Memorix Maior, Digitaliseren.
• 1. Aard en inhoud van de collectie.
Het is belangrijk om te bepalen welke eisen Heemkundekring Myllesheem volgens haar doelstelling stelt aan de collectie: De collectie bestaat uit boeken, beeldmateriaal, documenten en voorwerpen, die informatie bevatten over de geschiedenis van de voormalige Gemeente Mill en Sint Hubert dorp Mill.
Deze items geven een beeld van de historische ontwikkeling die er op het grondgebied van Mill hebben plaatsgevonden vanaf de oudheid tot heden. De collectie bevat aspecten van het materiële en het immateriële erfgoed van deze omgeving met haar bewoners. Een bijzonder verhaal, achter een gewoon voorwerp, kan het voor de collectie van De Stichting Myllesheem toch interessant maken. De collectie omvat artikelen die niet omvangrijk zijn. Grote voorwerpen passen niet in ons archief. Die worden doorverwezen naar musea of andere erfgoed instellingen.
• 2. Omschrijving van het aandachtsgebied.
Het aandachtsgebied van de Heemkundekring Mill omvat de voormalige gemeente Mill en Sint Hubert, bestaande uit de kerkdorpen Mill, Langenboom, Sint Hubert en Wilbertoord. Alles wat kenmerkend, of juist bijzonder is voor dit gebied, kan de moeite waard zijn om op te nemen in de collectie, informatie over historische ontwikkelingen in Brabant en Nederland, passen binnen het aandachtsgebied wanneer de informatie ook voor Mill relevant is.
• 3. Het doel van de collectie.
De informatie voor de toekomst behouden. Deze overzichtelijk opslaan, ordenen, analyseren en herschikken waardoor de informatie voor anderen toegankelijk wordt. Tevens het bevorderen van de interesse en kennis voor en van heemkunde. Die kennis en interesse dragen bij aan het historisch besef van de bewoners en anderen. Hierdoor voelen zij zich meer verbonden met hun omgeving. Naast het inwinnen van informatie schept de collectie de mogelijkheid om onderzoek te doen op verschillende heemkundige terreinen zoals genealogie, archeologie, volksgebruiken, historie van bedrijven, instellingen en panden.
• 4. Opbouw van de collectie
Beeldmateriaal zoals foto's, films ,prenten, posters, krantenfoto's, artikelen uit kranten en tijdschriften met informatie over scholen, bedrijven, verenigingen, instellingen, personen en andere wetenswaardigheden over Mill.
Veel van dit materiaal is of wordt gescand en digitaal opgeslagen. Dit is een continu proces. Uitgaven van boeken die duidelijke raakvlakken hebben met de historische ontwikkeling in de breedste zin van het woord betreffende Mill hebben onze aandacht.
Ingedeeld in de categorieën: religie, landbouw, monumenten, oorlog, natuur enzovoort. De collectie omvat naast boeken specifiek over Mill ook boeken over historische onderwerpen aangaande Brabant of Nederland, die ook voor Mill relevant zijn. Categorieën: Oorlog, religie, landbouw, archeologie, genealogie enzovoort. Dagboeken of verslagen van of over Millenaren waarin Mill direct of indirect aan bod komt en die een goed beeld geven van de tijdgeest waarin het boek is opgesteld. Documenten onder andere aktes, landkaarten, bouwtekeningen, vergunningen, verslagen, rapporten, brieven, bonkaarten, alsmede geboortekaartjes, overlijdensberichten, bidprentjes en jubilea-vermeldingen. Voorwerpen waaronder archeologisch materiaal, gevonden bij opgravingen en grondwerkzaamheden worden opgeslagen met de datum en locatie van de vindplaats, liefst met de coördinaten .
Van tijd tot tijd worden de voorwerpen met een archeoloog gedetermineerd en geselecteerd. Bijzondere vondsten worden doorgegeven aan Archis.
Historische voorwerpen, schilderijen, sieraden, devotionalia , maquettes enzovoort die een bijzondere relatie hebben met Mill. Voorwerpen moeten voorzien zijn van goede informatie waaruit het belang blijkt van dit voorwerp(het verhaal achter het voorwerp). Een beperkte hoeveelheid oude (gebruiks-)voorwerpen en gereedschappen is waardevol als aanschouwingsmateriaal.
• 5. Het verwerven van de collectie.
De collectie is hoofzakelijk samengesteld uit schenkingen. Foto's, documenten, boeken, voorwerpen et cetera worden over het algemeen gratis aangeboden door leden of door mensen die bekend zijn met de doelstellingen van de heemkundekring. In principe geeft De Stichting hiervoor geen vergoeding. Soms komen er boeken of collector items op de markt die echt van belang zijn voor onze collectie en alleen te verkrijgen zijn voor de gangbare prijs. Slechts in die gevallen gaat De Stichting over tot aankopen. Bij de aanbieding van een voorwerp moet worden vastgelegd de datum, wie de schenker is, wat het is, of het bruikleen is of een schenking en wat er eventueel bekend is over de auteursrechten. Hiervoor is een standaardformulier in gebruik. Bruikleen bij hoge uitzondering en alleen met de bepaling dat De Stichting na vijf jaar eigenaar wordt met bijbehorende rechten. Voorwerpen die worden aangenomen moeten passen binnen de eerder genoemde criteria. Het moet aanvullend zijn en niet -meer van hetzelfde-. Bij twijfel dient de gever daarvan in kennis gesteld te worden. Onderling moet worden afgesproken of het item dan teruggaat naar de gever of door De Stichting wordt afgevoerd.
• 6. Opslag
Vitrines
Vitrines in de heemkamer met een overzicht aan voorwerpen uit diverse historische perioden. Samen met de gebruiksvoorwerpen die erboven hangen, moet dit de heemkundige interesse van de bezoekers aanwakkeren. Vitrines en foto's in de hal/gangen van Myllesweerd ter bevordering voor de geschiedenis van Mill bij iedereen die Myllesweerd betreedt. De (kleinere) archiefkelder. Hierin worden archeologische vondsten bewaard. Deels uit gesorteerd, deels wachtend op uitsortering met een professionele archeoloog. Digitale opslag. De archivaris heeft veel items digitaal opgeslagen in een eigen database en blijft dit aanvullen. Op verzoek kan iedereen een beroep doen op informatie uit deze collectie. Naast de eigen database worden sinds 2022 bestanden uit het digitale archief overgezet naar een web based archiveringssysteem in de Cloud, dat door erfgoed Brabant wordt ondersteund: Memorix Maior. Zie verder bij punt 10.
• 7. Beheer van de collectie
7a Registratie van items in de collectie, zoals bij Memorix is vastgelegd:
Elk item wordt voorzien van een uniek kenmerk. Dit kenmerk wordt digitaal gekoppeld aan: Foto of scan. Bewaarplaats (gespecificeerd). Beschrijving. Verkrijging. Eigendomsrechten (copyright beeldmateriaal). Verder relevante gegevens.
7b Op orde houden van de Collectie.
De verzameling dient steeds aangevuld worden met juiste gegevens die duidelijk moet zijn voor de huidige en de volgende generaties. Het is nodig om hetgeen niet aan de doelstelling van onze heemkundekring beantwoordt, op een verantwoorde wijze af te stoten. Daaronder vallen kapotte en ook in goede staat verkerende voorwerpen zonder archeologische, genealogische of andere heemkundige waarde. Ook een veelvoud van een en hetzelfde voorwerp is overbodig, tenzij het een bijzonder betekenis of heemkundige waarde heeft. Bij verwijdering uit de collectie wordt altijd gezocht naar een nieuwe plaatsing, bijvoorbeeld een andere erfgoedinstelling, een school, of een instelling waar het van nut kan zijn.
• 8. Toegankelijkheid Collectie.
De collectie is voor iedereen toegankelijk. Dit kan zijn voor een onderzoek, voor een tentoonstelling, lezing , een publicatie of uit pure belangstelling. De capaciteit om mensen toegang te geven tot de beschikbare informatie is tot heden nog beperkt en sterk afhankelijk van enkele ervaren personen binnen De Stichting. Dit geldt zowel voor de fysieke als de digitale bronnen.
Zowel leden als niet-leden kunnen op woensdagavond de heemkamer binnenlopen voor informatie, of een afspraak maken met de archivaris. Als er kosten gemaakt worden met kopiëren of anderszins, kan een vergoeding gevraagd worden. Commerciële instellingen die gegevens opvragen, kunnen benaderd worden voor een wederdienst of financiële bijdrage. Op de website van De Stichting Myllesheem is voor iedereen een deel van de collectie beschikbaar. Om de toegankelijkheid van de grote collectie die Mill bezit te vergroten, is in 2022 het project Memorix Maior door De Stichting Myllesheem (zie punt 10). Bij het toegankelijk maken van de informatie in Memorix Maior voor het publiek kan ervoor gekozen worden bepaalde informatie alleen voor leden open te stellen, vanwege privacy of andere reden. Wanneer voorwerpen de bewaarplaats verlaten, moet dit schriftelijk vastgelegd worden: Uniek kenmerk ( zie 7a).
Bewaarplaats(specifiek), Korte omschrijving voorwerp, Datum, Waarheen?, Doel, Naam lener met contactgegevens. Nota Bene het voorgaande is slechts toegestaan met nadrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke archivaris.
•9. Eigendom en Auteursrechten.
Tenzij anders vermeld, wordt De Stichting Myllesheem bij schenking eigenaar van hetgeen wordt aangeboden. De maker van het materiaal of diens erven kunnen het auteursrecht overdragen aan de vereniging. Hiervoor wordt een overdrachtsformulier, in tweevoud, ondertekend door de overdrager aan de vereniging. Dit document, door de notaris goedgekeurd, is reeds in gebruik. Foto's en publicatie zijn auteursrechtelijk beschermd. Pas 70 jaar na diens overlijden kan men er vrij over beschikken. Alleen met toestemming van de auteur mogen deze openbaar gemaakt worden. De Stichting Myllesheem spant zich in volgens alle wettelijke regels te voldoen en dit door te geven aan mensen die een beroep doen op de collectie.
• 10. Memorix Maior.
Vanuit de Brabantse provinciale overheid biedt Erfgoed Brabant een digitaal archiveringsprogramma aan: Memorix Maior, ook Brabant Cloud genoemd. De Stichting Myllesheem heeft zich hierbij in 2022 aangesloten. Het uitwisselen en opvragen van gegevens wordt hierdoor toegankelijker. De werkgroep archivering heeft een eigen systeem ingericht, waarbij gewerkt wordt met een vaste procedure van invoeren. Een dagdeel per week komt de werkgroep bij elkaar om te werken aan de invoering. Middels een aantal stappen worden foto's , gedachtenisprentjes of documenten ingevoerd. De woorden-Wie, wat, waar, wanneer en waarom- zijn hierbij van belang.
Het systeem biedt ook de mogelijkheid om thuis gegevens in te voeren. Wanneer een aantal stappen doorlopen is, wordt het item openbaar gemaakt. Lezers kunnen reageren en aanvullingen insturen. Die worden geverifieerd en indien relevant toegevoegd.
Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering 2 februari 2022.